Pokok Bahasan : Pengorganisasian dan Revisi Pesan-pesan Bisnis
Sub Pokok Bahasan:
- Pengorganisasian melalui outline
- Pemilihan kata yang tepat
- Membuat kalimat yang efektif
A. Pengorganisasian Melalui Outline
- Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang dibuat akan menjadi semakin baik.
- Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan Langsung (deduktif)
b. Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.
c. Pendekatan Tidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih diantara kedua alternatif, harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.
Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:
a. Direct Request.
Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill.
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan Bad News
Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan, sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.
B. Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
- Pilihlah kata yang sudah familiar.
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
- Pilihlah kata-kata yang singkat.
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
- Hindari kata-kata yang bermakna ganda.
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
C. Membuat Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
- Tiga jenis kalimat
a. Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
b. Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c. Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
- Cara mengembangkan paragraph
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
- Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
2. Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
3. Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
4. Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
5. Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
Sumber :
http://stiebanten.blogspot.com/2011/05/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html
http://blogserbabis.blogspot.com/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html
S I L V I 